BillCash - Documentación del Sistema

Version 1.0.0 En Desarrollo

Bienvenido a la Documentación de BillCash

BillCash es un sistema integral de gestión de pagos y facturación diseñado para facilitar el control financiero, procesamiento de transacciones y generación de reportes para empresas de todos los tamaños.

Nota

Esta documentación describe los requisitos funcionales del sistema BillCash v1.0.0

Descripción General del Proyecto

BillCash es una plataforma que permite:

  • Gestión completa de facturas y pagos

  • Procesamiento de transacciones en tiempo real

  • Generación de reportes financieros

  • Administración de clientes y proveedores

  • Integración con múltiples métodos de pago

  • Automatización de procesos de cobro

Requisitos Funcionales

1. Gestión de Usuarios

RF-001: Registro de Usuarios

El sistema debe permitir el registro de nuevos usuarios con los siguientes datos:

  • Nombre completo

  • Correo electrónico (único)

  • Contraseña (mínimo 8 caracteres, con requisitos de seguridad)

  • Número de teléfono

  • Tipo de usuario (Administrador, Usuario, Cliente)

Criterios de aceptación:

  • La contraseña debe contener al menos una mayúscula, una minúscula y un número

  • El correo debe ser validado mediante un enlace de confirmación

  • Los datos sensibles deben almacenarse encriptados

RF-002: Autenticación y Autorización

El sistema debe implementar:

  • Login con correo electrónico y contraseña

  • Recuperación de contraseña mediante correo electrónico

  • Sistema de roles y permisos

  • Sesiones seguras con tokens JWT

  • Cierre de sesión automático después de 30 minutos de inactividad

RF-003: Gestión de Perfiles

Los usuarios deben poder:

  • Ver y editar su información personal

  • Cambiar su contraseña

  • Configurar preferencias de notificaciones

  • Ver historial de actividad

2. Gestión de Facturas

RF-004: Creación de Facturas

El sistema debe permitir crear facturas con:

  • Número de factura auto-incremental

  • Fecha de emisión y vencimiento

  • Datos del cliente (nombre, dirección, RFC/NIT)

  • Lista de productos/servicios con:

    • Descripción

    • Cantidad

    • Precio unitario

    • Subtotal

  • Cálculo automático de impuestos (IVA, ISR)

  • Total a pagar

  • Notas adicionales

Ejemplo de estructura:

class Factura:
    def __init__(self, cliente, items):
        self.numero = self.generar_numero()
        self.fecha_emision = datetime.now()
        self.cliente = cliente
        self.items = items
        self.subtotal = self.calcular_subtotal()
        self.impuestos = self.calcular_impuestos()
        self.total = self.subtotal + self.impuestos

RF-005: Consulta de Facturas

Los usuarios deben poder:

  • Listar todas las facturas con filtros por:

    • Estado (pendiente, pagada, vencida, cancelada)

    • Fecha (rango)

    • Cliente

    • Monto

  • Ver detalle completo de cada factura

  • Buscar facturas por número o nombre de cliente

RF-006: Edición y Cancelación de Facturas

El sistema debe permitir:

  • Editar facturas en estado «borrador»

  • Cancelar facturas con motivo justificado

  • Generar notas de crédito para facturas canceladas

  • Mantener historial de cambios

RF-007: Exportación de Facturas

Las facturas deben poder exportarse en:

  • PDF con formato profesional

  • XML para cumplimiento fiscal (CFDI, formato SAT)

  • Excel para análisis de datos

  • Envío automático por correo electrónico

3. Gestión de Pagos

RF-008: Registro de Pagos

El sistema debe permitir registrar pagos con:

  • Monto del pago

  • Método de pago:

    • Transferencia bancaria

    • Tarjeta de crédito/débito

    • PayPal

    • Efectivo

    • Cheque

  • Fecha del pago

  • Referencia bancaria o número de transacción

  • Factura(s) asociada(s)

  • Aplicación automática de pagos a facturas pendientes

RF-009: Procesamiento de Pagos en Línea

El sistema debe integrar pasarelas de pago para:

  • Procesar pagos con tarjeta en tiempo real

  • Validar transacciones

  • Generar comprobantes automáticos

  • Manejar rechazos y reintentos

  • Cumplir con estándares PCI-DSS

RF-010: Conciliación Bancaria

Funcionalidades de conciliación:

  • Importar extractos bancarios (CSV, Excel)

  • Comparar movimientos bancarios con pagos registrados

  • Identificar discrepancias

  • Generar reportes de conciliación

  • Marcar pagos como conciliados

4. Gestión de Clientes

RF-011: Registro de Clientes

El sistema debe mantener un catálogo de clientes con:

  • Datos generales (nombre, dirección, teléfono, email)

  • Datos fiscales (RFC/NIT, régimen fiscal)

  • Límite de crédito

  • Días de crédito

  • Contactos adicionales

  • Notas y observaciones

RF-012: Historial del Cliente

Para cada cliente se debe mostrar:

  • Lista de facturas generadas

  • Historial de pagos

  • Saldo pendiente

  • Estado de cuenta actual

  • Antigüedad de saldos (30, 60, 90+ días)

5. Reportes y Análisis

RF-013: Reportes Financieros

El sistema debe generar:

Reportes de Ventas:

  • Ventas por período (diario, semanal, mensual, anual)

  • Ventas por producto/servicio

  • Ventas por cliente

  • Comparativas entre períodos

Reportes de Cobranza:

  • Cuentas por cobrar

  • Antigüedad de saldos

  • Proyección de flujo de efectivo

  • Tasa de morosidad

Reportes Fiscales:

  • Declaraciones de IVA

  • Resumen de ingresos

  • Retenciones

RF-014: Dashboard Ejecutivo

Panel de control con métricas clave:

  • Ingresos del mes actual vs mes anterior

  • Total de facturas pendientes

  • Total de facturas vencidas

  • Gráficos de tendencias

  • Top 10 clientes

  • Indicadores de salud financiera

RF-015: Exportación de Reportes

Los reportes deben poder exportarse en:

  • PDF

  • Excel

  • CSV

  • Envío automático programado por correo

6. Notificaciones

RF-016: Sistema de Notificaciones

El sistema debe enviar notificaciones por:

Correo electrónico:

  • Recordatorios de pago (antes del vencimiento)

  • Avisos de factura vencida

  • Confirmación de pago recibido

  • Resúmenes semanales/mensuales

Notificaciones en el sistema:

  • Alertas de facturas próximas a vencer

  • Notificaciones de pagos recibidos

  • Recordatorios de tareas pendientes

RF-017: Configuración de Notificaciones

Los usuarios deben poder:

  • Activar/desactivar tipos de notificaciones

  • Configurar frecuencia de envío

  • Personalizar plantillas de correo

  • Establecer recordatorios automáticos

7. Seguridad y Auditoría

RF-018: Registro de Auditoría

El sistema debe mantener un log de:

  • Todas las acciones de usuarios (login, logout, modificaciones)

  • Cambios en facturas y pagos

  • Acceso a información sensible

  • Timestamp y usuario responsable

  • IP de origen

RF-019: Respaldo de Datos

El sistema debe:

  • Realizar respaldos automáticos diarios

  • Permitir respaldos manuales bajo demanda

  • Mantener histórico de respaldos (mínimo 30 días)

  • Facilitar restauración de datos

8. Configuración del Sistema

RF-020: Parámetros Generales

Configuración de:

  • Datos de la empresa (nombre, logo, RFC, dirección)

  • Configuración fiscal (tasas de impuestos)

  • Numeración de facturas (prefijo, longitud, inicio)

  • Moneda predeterminada

  • Formato de fecha y hora

  • Idioma del sistema

RF-021: Plantillas y Formatos

Personalización de:

  • Plantillas de facturas (HTML/PDF)

  • Plantillas de correos electrónicos

  • Formatos de reportes

  • Logo y colores corporativos

Requisitos No Funcionales

Rendimiento

  • El sistema debe responder en menos de 2 segundos para operaciones comunes

  • Debe soportar al menos 1000 usuarios concurrentes

  • Capacidad de procesar 10,000 facturas por mes

Seguridad

  • Encriptación de datos sensibles (SSL/TLS)

  • Cumplimiento con GDPR y normativas de privacidad

  • Autenticación de dos factores (opcional)

  • Políticas de contraseñas robustas

Disponibilidad

  • Disponibilidad del 99.5% (downtime máximo de 3.65 días/año)

  • Tiempo de respuesta ante incidentes: 4 horas

  • Mantenimiento programado en horarios de baja actividad

Escalabilidad

  • Arquitectura modular y microservicios

  • Base de datos escalable horizontalmente

  • Cacheo de consultas frecuentes

Tecnologías Recomendadas

Backend

  • Lenguaje: Python 3.13+

  • Framework: FastAPI o Django

  • Base de datos: PostgreSQL

  • Cache: Redis

  • Mensajería: RabbitMQ o Celery

Frontend

  • Framework: React o Vue.js

  • UI Library: Material-UI o Ant Design

  • Gestión de estado: Redux o Pinia

DevOps

  • Contenedores: Docker

  • Orquestación: Kubernetes

  • CI/CD: GitHub Actions o GitLab CI

  • Monitoreo: Prometheus + Grafana

Glosario

CFDI

Comprobante Fiscal Digital por Internet (México)

IVA

Impuesto al Valor Agregado

RFC

Registro Federal de Contribuyentes (México)

NIT

Número de Identificación Tributaria

PCI-DSS

Payment Card Industry Data Security Standard

JWT

JSON Web Token

API

Application Programming Interface

Contacto y Soporte

Para más información sobre BillCash:

Índice de Contenidos

Documentación: